Der Ausschuss nimmt die Beschlussvorlage der Verwaltung vom 01.04.2015 zur Kenntnis. Darin wird Folgendes mitgeteilt:

 

Sachverhalt:

 

Nach Einführung des Ratsinformationssystems am 19.02.2010 wurden folgende Verfahrensanpassungen durchgeführt:

 

1. Mit Ratsbeschluss vom 01.07.2010 wurde der § 4 (Öffentliche Bekanntmachung) Abs. 2 ergänzt. Es wurde festgelegt, dass 1 Tag vor dem Sitzungstag die für den öffentlichen Teil der Ratssitzung vorliegenden Beschluss- bzw. Mitteilungsvorlagen der Verwaltung über das Bürgerinformationssystem der Stadt Wassenberg im Internet freizuschalten sind.

 

2. In der Ratssitzung am 01.02.2013 hat der Rat beschlossen:

1.    Seitens der Verwaltung wird zunächst abgefragt, welche Stadtverordneten und sachkundigen Bürger die Niederschriften zukünftig in digitaler Form erhalten wollen.

2.    Die Rats- und Ausschussmitglieder werden durch eine E-Mail informiert, wenn eine Niederschrift im Ratsinformationssystem bereitgestellt wird.

3.    Am 18.07.2013 fasste der Rat folgenden Beschluss:

Der 2. Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse der Stadt Wassenberg wird wie folgt zugestimmt: 

§ 26 Abs. 4, 3. Unterabsatz – Niederschrift – 

Die Niederschrift wird grundsätzlich im Ratsinfosystem der Stadt Wassenberg eingestellt. Über die Einstellung wird per E-Mail informiert. 

Auf Wunsch ist für die Mitglieder des Rates, den dem Rat nicht angehörenden Ortsvorstehern und den Kreistagsmitgliedern der Stadt die Niederschrift auch in Papierform erhältlich.

 § 26 Abs. 5:  

Die dem Rat angehörenden Fraktionen erhalten eine Ausfertigung der Niederschrift zusätzlich.

Zur Zeit haben insgesamt 94 Mandatsträger, davon 32 Stadtverordnete, Zugriff auf das Ratsinformationssystem.

26 der 36 in den Rat gewählten Stadtverordneten erhalten die Niederschriften des Rates und der Ausschüsse zur Zeit ausschließlich in digitaler Form, indem sie über die Freischaltung der Niederschriften im Ratsinformationssystem per E-Mail informiert werden und sie dort digital einsehen können.

 

In der Ratssitzung am 19.03.2015 regten die Stadtverordneten Weyermanns und Minkenberg u. a. an, die Verwaltung möge überlegen, wie zukünftig umfangreiche Vorlagen versandt werden, um möglichst den Umfang zu minimieren bzw. ob es Ergänzungsprogramme zum im Einsatz befindlichen Ratsinformationssystem gebe, die die Ratsarbeit erleichtern.

 

Um die Ratsarbeit noch mehr zu optimieren, schlägt die Verwaltung vor, dass die den Einladungen zu Rats- und Ausschusssitzungen beigefügten Anlagen zu den Beschluss- und Mitteilungsvorlagen zukünftig nicht mehr kopiert, sondern nur noch im Ratsinformationssystem bereitgestellt werden. Lediglich eine Ausfertigung pro Fraktion wird komplett kopiert in den Fraktionsräumen ausgelegt.

 

Des Weiteren wird sich die Verwaltung mit der Fa. Somacos  in Verbindung setzen und einen Präsentationstermin für das Modul „Mandatos“ (Komplettlösung für digitale Gremienarbeit) terminieren, an dem die interessierten Stadtverordneten teilnehmen können.

 

Anschließend sollte in einer interfraktionellen Besprechung über das Ergebnis diskutiert und seitens der Fraktionen aufgezeigt werden, welche Optimierung gewünscht wird.

 

Stadtverordneter Gansweidt führt aus, dass er sich an der Formulierung auf S. 3 störe. Es sei z. Z. nicht praktikabel, auf die ausgedruckten Anlagen zu verzichten. Diese würden in den Sitzungen benötigt. Man solle erst das gesamte Paket umstellen.

 

Dem schließt sich Stadtverordneter Dohmen an. Eine Optimierung sei nur mit vorheriger technischer Umstellung möglich.

 

Fachbereichsleiter Sieg erklärt, dass man mit dieser Vorlage zunächst prüfen wolle, ob diese Optimierung grundsätzlich gewünscht sei. Man werde eine Markterkundung durchführen und den interessierten Ratsmitgliedern die Module der Programmerweiterung durch die Fachfirma präsentieren lassen. Da die Umstellung auch mit Kosten verbunden sei (Programmerweiterung, iPads etc.) werde das Ergebnis in der übernächsten Ratssitzung zur weiteren Beratung und Beschlussfassung vorgelegt.

 

Die Verwaltung stimmt der Anregung des Stadtverordneter Minkenberg zu, bei einer Vorführung der Module der Fa. Somacos hierbei darauf zu achten, dass nicht nur das Modul Mandatos, sondern auch alle anderen in Frage kommenden Module präsentiert werden.

 

Fachbereichsleiter Sieg teilt mit, dass vorab eine Erläuterung des Moduls Mandatos als Anlage beigefügt werde (Anlage 1).

 

Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die angedachte Verfahrensweise zustimmend zur Kenntnis.